Anleitung

Willkommen im Vereinsportal

Schön, dass du dabei bist! Das Vereinsportal ist der Teil unserer Vereins-Website, in dem wir gemeinsam Termine planen, Berichte schreiben und unsere Gruppen organisieren. Du brauchst dafür keine Vorkenntnisse.

Das Portal hat zwei Seiten:

Wo?	Was findest du dort?
Die Website	Das sehen alle Besucher: Gruppenseiten, Termine, Berichte, Ansprechpartner. Bist du angemeldet, siehst du zusätzlich die internen Inhalte, die für dich bestimmt sind.
Der Verwaltungsbereich	Hier arbeitest du nach der Anmeldung. Links steht ein dunkles Menü, alles zum Portal findest du darin unter Verein.

So ist diese Anleitung aufgebaut: Wir fangen bei dem an, was für alle gilt – anmelden, Profil, Mitteilungen, lesen und kommentieren. Danach gehen wir Schritt für Schritt nach oben: vom Mitglied über Betreuer, stellvertretende Leitung und Leitung einer Gruppe bis zu Vorstand und Vorsitz. Jede Stufe kann alles, was davor beschrieben ist, und bekommt neue Aufgaben dazu. Lies also einfach so weit, wie es für dich passt.

Im Menü siehst du nur, was du auch darfst. Fehlt dir ein Menüpunkt, den jemand anderes hat, ist das kein Fehler. Unter Verein → Anleitung gibt es außerdem eine Anleitung im Portal, die nur die Abschnitte für dich zeigt, und auf vielen Seiten führt der Knopf Anleitung zu dieser Seite direkt an die richtige Stelle.

Inhalt

1. Willkommen im Vereinsportal
2. Für alle: Registrieren, anmelden, abmelden
3. Für alle: Dein Profil
4. Für alle: Mitteilungen und E-Mails
5. Für alle: Wer sieht was?
6. Für alle: Lesen, kommentieren, einer Gruppe beitreten
7. Positionen und Rollen im Überblick
8. Als Betreuer: mit anpacken
9. Als stellvertretende Leitung: die Gruppe mitführen
10. Als Leitung: Verantwortung für deine Gruppe
11. Als Leitung einer übergeordneten Gruppe: Untergruppen und AGs
12. Hinweis-Popups: auf Wichtiges aufmerksam machen
13. Personalverwaltung: neue Leute willkommen heißen
14. Ehren-Vorstand: dabei bleiben mit Erfahrung
15. Vorstand: den Verein gemeinsam führen
16. Vorsitz: an der Spitze des Vereins
17. Übersicht: Wer darf was?
18. Wenn etwas nicht klappt
19. Wörter kurz erklärt

Für alle: Registrieren, anmelden, abmelden

Zum ersten Mal: registrieren

1. Öffne auf der Website die Seite Registrierung. Den Link bekommst du vom Verein, er steht aber auch im Menü der Website.
2. Trage deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Geburtsdatum und ein Passwort ein. Das Passwort braucht mindestens 12 Zeichen. Ein ganzer Satz lässt sich gut merken, z. B. „Mein Hund heißt Bello seit 2019“.
3. Schicke die Registrierung ab. Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail, dein Konto ist aber noch gesperrt.
4. Jemand aus dem Vorstand oder der Personalverwaltung prüft deine Angaben und gibt dich frei. Dann bekommst du eine E-Mail und kannst loslegen.

Wurdest du vom Verein direkt angelegt, bekommst du stattdessen eine E-Mail mit einem Link, über den du dein Passwort selbst festlegst. Ist diese E-Mail nicht für dich bestimmt, ignoriere sie einfach.

Anmelden

1. Öffne die Anmeldeseite der Website (meist ein Link „Anmelden“).
2. Gib deinen Benutzernamen oder deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und klicke auf Anmelden. Du landest auf deiner Übersicht im Portal.

Anmelden ohne Passwort (Passkey)

Ein Passkey ist bequem und sicher: Du meldest dich mit Fingerabdruck, Gesicht oder der PIN deines Geräts an.

1. Melde dich einmal normal an und öffne dein Profil (oben rechts auf deinen Namen zeigen → Profil bearbeiten).
2. Klicke im Abschnitt „Passkeys“ auf Passkey hinzufügen und bestätige am Gerät.
3. Ab jetzt klickst du auf der Anmeldeseite auf Mit Passkey anmelden. Richte den Passkey auf jedem Gerät ein, das du nutzt. Dein Passwort funktioniert weiterhin.

Passwort vergessen oder ändern

• Vergessen: Klicke auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen?. Du bekommst eine E-Mail mit einem Link. Hast du gar nichts angefordert, ignoriere die E-Mail – dein Passwort bleibt dann, wie es ist.
• Ändern: Klicke im Profil auf Neues Passwort erstellen, gib das neue Passwort ein und klicke ganz unten auf Profil aktualisieren.

Abmelden nicht vergessen, besonders an fremden Geräten: oben rechts auf deinen Namen zeigen → Abmelden.

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Für alle: Dein Profil

Im Profil legst du fest, wie du angesprochen wirst und wer dich erreichen kann. Alles außer dem Namen ist freiwillig – du entscheidest selbst, was andere sehen.

1. Zeige oben rechts auf deinen Namen und klicke auf Profil bearbeiten.
2. Im Abschnitt „Vereinsportal“ wählst du bei „Wie möchtest du genannt werden?“ Herr, Frau oder eine eigene Anrede.
3. Trage dein Geburtsdatum ein. Ändern kannst du es selbst, bis deine Volljährigkeit bestätigt ist. Danach kümmern sich Vorstand oder Personalverwaltung um eventuelle Tippfehler.
4. Unter Kontaktdaten trägst du Telefon, Mobil, eine Kontakt-E-Mail und einen Hinweis ein, z. B. „abends erreichbar“.
5. Mit dem Häkchen Für Angemeldete dürfen angemeldete Vereinsleute deine Kontaktdaten sehen. Ohne Häkchen sieht sie niemand, dann könntest du sie auch leer lassen.
6. Unter Öffentlich auf der Website wählst du einzeln, was alle Besucher auf den Seiten deiner Gruppen sehen dürfen: Name und Funktion, Kontakt-E-Mail, Telefon, Mobil. Kontaktangaben gibt es nur zusammen mit „Name und Funktion“. Am Anfang ist alles aus.
7. Klicke ganz unten auf Profil aktualisieren – sonst wird nichts gespeichert.

Schutz von Kindern und Jugendlichen: Wer unter 16 ist (oder kein Geburtsdatum eingetragen hat), erscheint auf der öffentlichen Website gar nicht – weder als Ansprechpartner noch als Verfasser. Mit 16 und 17 Jahren erscheint höchstens „Funktion, Anrede Nachname“, ohne Kontaktdaten. Den vollen Namen sehen nur die eigenen Gruppen und der Vorstand.

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Für alle: Mitteilungen und E-Mails

Das Portal sagt dir Bescheid, wenn etwas dich betrifft – an zwei Stellen: unter Verein → Mitteilungen (die Zahl im Menü zeigt die ungelesenen) und per E-Mail.

• Klicke auf den Titel einer Mitteilung: Der Text klappt auf, und sie gilt als gelesen. Mit Zur Stelle → kommst du direkt zum Termin, zur Gruppe oder zur Abstimmung.
• Mit Alle als gelesen markieren räumst du auf einmal auf.
• Ungelesene Mitteilungen werden nach 60 Tagen gelöscht, gelesene nach 30 Tagen. Das kannst du im Profil variieren.

Weniger oder mehr E-Mails?

Im Profil im Abschnitt Benachrichtigungen stellst du es dir so ein, wie es dir passt:

• Einzelne Arten abschalten, z. B. E-Mails zu Gruppen oder Kommentaren. Wichtige Mitteilungen (Registrierung, Rollen, Zugang, Vorsitz, Abstimmungen) kommen immer.
• Abo einschalten, wenn du über neue Termine und Berichte oder abgesagte Termine in deinen Gruppen informiert werden möchtest. Am Anfang ist es aus.
• Sammel-E-Mail: einmal am Tag eine Zusammenfassung zur gewählten Uhrzeit statt vieler einzelner E-Mails. Wichtiges kommt trotzdem sofort.

Jede E-Mail beginnt mit deinem Vornamen und nennt, wer etwas getan hat – so weißt du immer, an wen du dich bei Fragen wenden kannst.

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Für alle: Wer sieht was?

Jeder Termin und jeder Bericht hat genau eine von drei Stufen. Wer ihn anlegt, wählt die Stufe aus.

Stufe	Wer sieht es?
Öffentlich	Alle Besucher, auch ohne Anmeldung.
Vereinsintern	Alle angemeldeten, freigegebenen Personen des Vereins.
Intern	Bei einer Gruppe: alle Mitglieder der Gruppe , die Leitung der direkt übergeordneten Gruppe und der Vorstand. Der Vorstand gilt hier als eigene Gruppe.

• In Listen sind interne Inhalte mit einem kleinen Schild vereinsintern oder intern markiert.
• Wer etwas nicht sehen darf, bekommt es gar nicht erst angezeigt – auch der Titel bleibt verborgen.
• Die Seiten geschlossener Gruppen bleiben als Archiv für Angemeldete Nutzer lesbar.

Achtung bei Bildern: Wer die genaue Adresse eines Bildes kennt, kann es öffnen – auch wenn der Bericht intern ist. Lade deshalb nichts Sensibles hoch und achte darauf das du Inhaber der Bildrechte bist.

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Für alle: Lesen, kommentieren, einer Gruppe beitreten

Lesen

Berichte und Termine findest du auf der Website: auf den Gruppenseiten, auf der Seite des Vorstands und unter „Berichte“. Bist du angemeldet, erscheinen dort auch die internen Inhalte, die du sehen darfst. 

Kommentieren

• Kommentieren geht unter internen Berichten und Terminen, direkt unter dem Inhalt.
• Unter Inhalten einer Gruppe kommentieren alle Personen dieser Gruppe.
• Schreibe in das Feld „Dein Kommentar“ und klicke auf Kommentieren. Mit Antworten antwortest du auf einen Kommentar.
• Deine eigenen Kommentare kannst du mit Bearbeiten ändern und mit Löschen entfernen. Hat schon jemand geantwortet, bleibt „Kommentar wurde gelöscht.“ stehen, damit die Antworten verständlich bleiben.
• Wer etwas veröffentlicht hat, erfährt von neuen Kommentaren; wer kommentiert hat, von Antworten.
• Steht dort „Dieser Dialog ist geschlossen“, sind keine neuen Kommentare möglich. Die vorhandenen bleiben lesbar.
• Ein durchgestrichener Name bedeutet: Das Konto dieser Person gibt es nicht mehr. Der Kommentar bleibt trotzdem stehen.

Einer Gruppe beitreten oder jemanden vorschlagen

1. Öffne Verein → Gruppen und klicke auf die Gruppe – oder klicke auf der Gruppenseite der Website auf Beitritt beantragen.
2. Schreib im Abschnitt „Beitritt“ auf Wunsch ein paar Worte an die Leitung und klicke auf Beitritt beantragen.
3. Die Leitung entscheidet, und du bekommst eine Mitteilung. Bis dahin kannst du den Antrag zurückziehen.

Jemanden vorschlagen: Gehörst du selbst zur Gruppe, kannst du im selben Abschnitt unter „Jemanden vorschlagen“ eine andere Person vorschlagen. Auch hier entscheidet die Leitung, und ihr beide erfahrt das Ergebnis.

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Positionen und Rollen im Überblick

Was du im Portal darfst, hängt von zwei Dingen ab: deiner Position in einer Gruppe und deiner Vereinsrolle. Beides lesen wir hier von unten nach oben.

Deine Position in einer Gruppe

Sie gilt nur in dieser einen Gruppe. In einer anderen Gruppe kannst du eine ganz andere Position haben.

Position	Kurz gesagt	Volljährigkeit?
Mitglied	Du gehörst zum Verein, liest das Interne der Gruppe und kommentierst mit.	egal
Betreuer	Du hilfst mit: Termine, Berichte anzulegen oder zu verfassen und kannst Bilder hochladen – je nachdem, was die Leitung dir freigibt.	egal
Stellvertretende Leitung	Du führst die Gruppe mit: Termine und Berichte verfassen oder editieren, Mitglieder aufnehmen, Kommentare betreuen. Fällt die Leitung weg, übernimmst du vielleicht kommissarisch.	egal
Leitung	Du trägst die Verantwortung: ernennst Stellvertretung und Betreuer, gibst Hinweis-Popups frei und kannst Untergruppen und AGs gründen.	Pflicht

Deine Vereinsrolle

Jede Person hat genau eine Vereinsrolle. Sie gilt im ganzen Verein.

Vereinsrolle	Kurz gesagt	Volljährigkeit ?
Mitglied	Die Rolle fast aller – was du darfst, ergibt sich aus deinen Gruppen.	egal
Ehren-Vorstand	Eine Ehrung: Du liest das Interne des Vorstands und kommentierst mit, bearbeitest aber nichts.	Pflicht
Vorstand	Du führst den Verein mit: Gruppen, Personen, Vorstandsinhalte, Abstimmungen.	Pflicht
Vorsitz	Du stehst an der Spitze: Vorstand ernennen und absetzen, Vorsitz übergeben, Ehrungen vergeben. Es gibt immer genau einen Vorsitz.	Pflicht

Dazu kann eine Person die Funktion Personalverwaltung haben (Registrierungen freigeben, Volljährigkeit bestätigen, Personen anlegen). Sie kommt zur Vereinsrolle hinzu.

Die Gruppen

• Dauerhafte Gruppen gibt es in bis zu drei Ebenen: Eine Gruppe (Ebene 1, z. B. „Jugend“) kann Untergruppen haben (Ebene 2), diese wieder Untergruppen (Ebene 3). Standardmäßig heißen alle „Bereich“. Oben auf jeder Gruppenseite steht der Pfad, z. B. „Musik › Chor“.
• AGs gibt es direkt im Verein und in jeder dauerhaften Gruppe – befristet mit Enddatum (z. B. „Sommerfest 2027“) oder unbefristet. AGs haben keine Untergruppen.

Volljährigkeit: Wo oben „Pflicht“ steht, muss die Volljährigkeit bestätigt sein – das gilt auch für die Personalverwaltung. Bestätigen dürfen Vorstand, Vorsitz und Personalverwaltung.

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Als Betreuer: mit anpacken

Als Betreuer bist du die helfende Hand deiner Gruppe. Alles, was ein Mitglied kann, kannst du auch – und dazu das, was dir die Leitung freigibt. Welche Freigaben du hast, siehst du unter Verein → Anleitung ganz oben bei „Dein Status“.

Freigabe	Was du damit tun kannst
Termine	Termine deiner Gruppe anlegen und ändern
Berichte	Berichte deiner Gruppe schreiben und ändern
Medien	Bilder und Dateien deiner Gruppe hochladen und deine eigenen ändern

Löschen kannst du als Betreuer nichts – so geht nichts versehentlich verloren. Außerdem darfst du für deine Gruppe ein Hinweis-Popup entwerfen (siehe „Hinweis-Popups“).

Einen Termin anlegen, ändern oder absagen

1. Öffne Verein → Termine und klicke oben auf Neuer Termin.
2. Schreib oben einen Titel, z. B. „Sommerfest“. Im Textfeld darunter ist Platz für Hinweise.
3. Wähle im Kasten „Termindetails“ bei „Ebene / Gruppe“ deine Gruppe.
4. Trag Beginn und, wenn nötig, Ende ein. Für ganze Tage setzt du das Häkchen „Ganztägig“. Einen Ort/Treffpunkt kannst du auch dazuschreiben.
5. Wähle die Sichtbarkeit: öffentlich, vereinsintern oder intern.
6. Klicke oben rechts auf Veröffentlichen. Spätere Änderungen speicherst du mit Aktualisieren.

Termin fällt aus? Bitte nicht löschen! Setz in „Termindetails“ das Häkchen bei „abgesagt“ und klicke auf Aktualisieren. Der Termin bleibt sichtbar, ist als abgesagt markiert, und wer das Abo hat, wird benachrichtigt.

Bei einer abgelaufenen AG und in geschlossenen Gruppen sind keine neuen Termine möglich.

Einen Bericht schreiben

1. Öffne Verein → Berichte und klicke auf Neuer Bericht.
2. Schreib einen Titel und den Text. Mit dem + fügst du Bilder, Überschriften oder Listen ein.
3. Rechts kannst du ein Beitragsbild festlegen und einen kurzen Auszug schreiben, der in Listen erscheint.
4. Wähle im Kasten „Gruppe und Sichtbarkeit“ deine Gruppe und die Sichtbarkeit.
5. Klicke auf Veröffentlichen.

Bilder und Dateien

• Bilder lädst du direkt im Bericht oder Termin hoch: Block Bild oder Beitragsbild festlegen.
• Jede Datei gehört zu einer Gruppe. In der Mediathek siehst du die Dateien deiner Gruppen.
• Jede Gruppe hat einen eigenen Speicherplatz. Ist er voll, sprich bitte mit deiner Leitung.

Fotos von Personen bitte nur hochladen, wenn diese einverstanden sind – bei Kindern und Jugendlichen müssen die Eltern ihr Einverständnis schriftlich bestätigen.

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Als stellvertretende Leitung: die Gruppe mitführen

Als Stellvertretung bist du die rechte Hand der Leitung. Du brauchst keine Freigaben mehr: Termine, Berichte, Bilder und Dateien deiner Gruppe legst du selbst an, änderst sie und darfst sie auch löschen.

Öffne Verein → Gruppen und klicke auf deine Gruppe. Diese Abschnitte stehen dir offen:

Abschnitt	Was du dort tust
Beitrittsanträge	Anträge annehmen oder ablehnen. Die Person (und wer sie vorgeschlagen hat) wird benachrichtigt.
Personen	Mit Person hinzufügen Mitglieder aufnehmen, Mitglieder austragen.
Freigaben	Festlegen, ob der Vorstand Inhalte eurer Gruppe bearbeiten darf – getrennt für Internes und für Öffentliches/Vereinsinternes. In Untergruppen und AGs dasselbe für die Leitung der übergeordneten Gruppe.
Farbe in Terminlisten	„automatisch“ oder „eigene Farbe“ – so erscheint eure Gruppe in den Terminlisten der Website.
Kommentare	Kommentare unter internen Inhalten eurer Gruppe ein- oder ausschalten.

Gruppenseite und regelmäßige Termine

Jede Gruppe hat eine eigene Seite auf der Website. Links stehen euer Text und die regelmäßigen Termine, rechts die Ansprechpartner und die nächsten Termine.

1. Öffne die Gruppe unter Verein → Gruppen und klicke oben auf Seite bearbeiten ….
2. Schreib den Text der Seite: Wer seid ihr, was macht ihr, wie erreicht man euch? Oder was Eure nächsten Ziele oder Projekte sind. Rechts kannst du ein Beitragsbild festlegen (Logo oder Gruppenfoto).
3. Im Kasten „Regelmäßige Termine“ klickst du auf + Zeile hinzufügen und füllst aus: Bezeichnung, Wochentag, Uhrzeit, Rhythmus und „Erster Termin ab“.
4. Wähle die Sichtbarkeit der erzeugten Termine.
5. Ferien oder Pausen trägst du mit + Pause hinzufügen ein. In dieser Zeit fallen die Termine weg.
6. Klicke auf Aktualisieren. Das Portal legt die nächsten Termine von selbst an und ergänzt sie laufend. 

Rhythmus	Beispiel
wöchentlich	jeden Dienstag
alle n Wochen	jedem zweiten Samstag
monatlich	jeden ersten Montag im Monat
alle n Monate	alle 3 Monate am 15. (gibt es den Tag nicht, z. B. den 31., nimmt das Portal den letzten Tag des Monats)

Du kannst die einzeln erzeugten Termine jederzeit unter Verein → Termine wie jeden anderen ändern oder absagen; er bleibt dann so. Unten im Kasten „Termine auf einer anderen Website einbinden“ steht fertiger Code zum Kopieren – dort erscheinen nur öffentliche Termine.

Kommentare betreuen

• Dialog schließen: Unter einem Inhalt eurer Gruppe mit Dialog schließen keine neuen Kommentare mehr zulassen – und später wieder öffnen. Das darf auch, wer den Inhalt veröffentlicht hat.
• Fremde Kommentare löschen: In eurer Gruppe darfst du das, mit Mit Antworten entfernen auch samt Antworten. Wenn sich jemand nicht an die üblichen Umgangsformen hält. Das wird protokolliert.

Wenn die Leitung wegfällt

Wird eure Leitung abgesetzt, ohne dass gleich jemand Neues kommt, oder ruht ihr Zugang, übernimmt die dienstälteste volljährige Stellvertretung die Gruppe kommissarisch – mit allen Rechten der Leitung. Das kannst du sein! Du bekommst dann eine Mitteilung, und im Portal steht bei dir „Leiter (kommissarisch)“. Was eine Leitung alles tut, steht im nächsten Abschnitt.

↑ zum Inhalt

Als Leitung: Verantwortung für deine Gruppe

Als Leitung kannst du alles, was die Stellvertretung kann – und du stellst dein Team zusammen. Dafür muss deine Volljährigkeit bestätigt sein. Danke, dass du diese Aufgabe übernimmst!

Was nur die Leitung tut

Aufgabe	So geht’s
Stellvertretung und Betreuer ernennen	Im Abschnitt Personen die Position ändern oder mit Person hinzufügen gleich als Stellvertretung oder Betreuer aufnehmen. Stellvertretung und Betreuer trägst auch nur du wieder aus.
Betreuer-Freigaben setzen	In der Personentabelle bei Betreuern Häkchen bei Termine, Berichte und Medien setzen und speichern.
Über die bisherige Leitung entscheiden	Nach einem Leitungswechsel steht oben „Bisherige Leitung: … – bitte entscheiden“. Du wählst, ob sie Stellvertretung, Betreuer oder Mitglied wird. Bis dahin ist sie Mitglied.
Hinweis-Popups freigeben	Entwürfe aus deiner Gruppe gehen erst online, wenn du sie freigibst (siehe „Hinweis-Popups“).
Alle Dateien der Gruppe ändern	In der Mediathek, auch Dateien anderer aus deiner Gruppe.

Wer setzt die Leitung ein?

Die Leitung bestimmt immer die Ebene darüber: bei einer Gruppe der Ebene 1 der Vorstand, bei einer Untergruppe die Leitung der übergeordneten Gruppe, bei einer AG deren Leitung oder Stellvertretung. Der Vorstand kann das überall. Seine eigene Leitung kann niemand selbst ändern.

Möchtest du die Leitung abgeben? Sprich bitte mit der Leitung über dir oder mit dem Vorstand. Die Absetzung beantragst du außerhalb des Portals; eingetragen wird sie dann dort.

Kommissarische Leitung

Wird die Leitung ohne Nachfolger abgesetzt oder ruht Ihr Zugang, rückt die dienstälteste volljährige Stellvertretung kommissarisch nach. Bist du das, gilt für dich:

• Du hast alle Rechte der Leitung, im Portal steht „Leiter (kommissarisch)“.
• Über die abgesetzte Leitung entscheidest nicht du, sondern die nächste neue bestätigte Leitung.
• Wird eine andere neue Leitung eingesetzt, bist du wieder Stellvertretung. Die Ebene über dir kann dich aber auch einfach als Leitung bestätigen.
• Die Ebene über euch und der Vorstand bekommen automatisch eine Mitteilung, dass die Leitung frei ist.

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Als Leitung einer übergeordneten Gruppe: Untergruppen und AGs

Leitest du eine dauerhafte Gruppe, kann sie wachsen: mit Untergruppen (bis zur Ebene 3) und mit AGs. Für diese Gruppen bist du dann die übergeornete Ebene.

Was	Leitung	Stellvertretung
Dauerhafte Untergruppe anlegen und ihre Leitung bestimmen	✔	–
AG gründen und ihre Leitung bestimmen	✔	✔
Internes der Gruppen darunter lesen	✔	✔
Inhalte der Gruppen darunter bearbeiten	wenn die Gruppe es unter „Freigaben“ erlaubt	wenn die Gruppe es erlaubt

Untergruppe oder AG anlegen

1. Öffne Verein → Gruppen und scrolle zu Neue Gruppe anlegen.
2. Wähle die Art: dauerhafte Untergruppe oder AG, und bei „Gehört zu“ deine Gruppe auswählen.
3. Gib den Namen ein, bei einer AG auf Wunsch ein Enddatum, und wähle die Leitung.
4. Klicke auf Gruppe anlegen. Die neue Gruppe hat sofort eine eigene Seite und kann eigene Termine anlegen.

Die Leitung einer Untergruppe änderst du später in der Untergruppe unter Einstellungen. Dort kannst du auch eine kommissarische Leitung als Leitung bestätigen.

Ersatzleitung: wenn eine Gruppe darunter niemanden hat

Hat eine Gruppe unter dir gar keine Leitung mehr – und auch keine volljährige Stellvertretung, die nachrücken könnte – hast du dort vorübergehend die Rechte der Leitung. Du wirst nicht in die Gruppe eingetragen, kannst aber Personen ernennen, Beitritte entscheiden, Hinweis-Popups freigeben und eine neue Leitung einsetzen. Deine Übersicht zeigt dir, wo das gerade der Fall ist. Gibt es auch über der Gruppe keine Leitung (oder liegt sie auf Ebene 1), übernimmt der Vorstand.

AGs im Blick behalten

• Befristete AG abgelaufen: Nach dem Enddatum ist die AG als „abgelaufen“ markiert, neue Termine sind gesperrt. Ihr bekommt eine Mitteilung; der Vorstand entscheidet über Verlängern oder Schließen.
• Unbefristete AG ohne Lebenszeichen: Gibt es zwölf Monate lang keinen Termin, Bericht, Kommentar und keine Änderung, fragt das Portal die AG-Leitung: „Gibt es die AG noch?“ – mit den Knöpfen Ja, weiter und AG schließen. Antwortet nach 30 Tagen niemand, bekommen du und der Vorstand einen Hinweis und dürft selbst antworten.

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Hinweis-Popups: auf Wichtiges aufmerksam machen

Mit einem Hinweis-Popup machst du auf der Website auf eine kurzfristige oder wichtige Veranstaltung oder ein Projekt aufmerksam. Er erscheint als Fenster über der Seite. Wer ihn schließt, sieht ihn bei diesem Besuch nicht wieder – beim nächsten Besuch schon.

Wer macht was?

Wer	Was
Betreuer und Stellvertretung	Popup-Hinweise für die eigene Gruppe entwerfen und ändern. Ändert ihr einen Hinweis, der schon online ist, geht er offline, bis die Leitung ihn wieder freigibt.
Leitung	Popup-Hinweise der Gruppe freigeben (erst dann sind sie online) und erlauben, dass die Ebene darüber sie weiter nach oben hebt.
Leitung der Ebene darüber	Einen freigegebenen Hinweis eine Ebene höher zeigen – oder wieder zurücknehmen.
Vorstand und Vorsitz	Hinweise für die ganze Website anlegen und freigeben, jeden Hinweis auf die ganze Website setzen und bei Überschneidungen entscheiden, welcher Vorrang hat.

Hat eine Gruppe gerade keine Leitung, gibt die Ersatzleitung frei (die Leitung darüber, sonst der Vorstand). Je Gruppe ist nur ein Hinweis zur Zeit möglich.

So legst du einen Hinweis an

1. Öffne Verein → Hinweise und klicke auf Neuer Hinweis. Der Titel ist nur für die Verwaltung.
2. Wenn du magst, nimm unter Gestaltung eine der drei Vorlagen und ersetze die Platzhalter in \[Klammern\].
3. Gestalte den Inhalt wie eine Seite im Block-Editor: Überschrift, Text, Bild, Knöpfe.
4. Wähle rechts deine Gruppe und den Zeitraum: Beginn frühestens heute, Ende ist Pflicht. Nach Ablauf der Zeit verschwindet der Hinweis wie von selbst.
5. Unter Gestaltung legst du Hintergrundfarbe, Rahmen, Ecken, Größe und Position fest. Auf dem Handy erscheint er immer über die volle Breite von unten.
6. Speichere und schau ihn dir mit Vorschau auf der Website genau so an, wie er später erscheint.

Wo erscheint er?

Zuerst auf der Seite deiner Gruppe und allen Seiten darunter. Wird er Ebene für Ebene erweitert, erscheint er weiter oben – bis der Vorstand ihn auf die ganze Website setzt. Ist der Zeitraum schon von einem anderen Hinweis belegt, warnt dich das Portal beim Anlegen. Pro Seite erscheint immer nur einer; der nächste kommt direkt, nachdem der erste geschlossen wurde.

Datenschutz: Ob ein Hinweis geschlossen wurde, merkt sich nur dein Browser bis zum Schließen – es wird nichts gezählt.

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Personalverwaltung: neue Leute willkommen heißen

Die Personalverwaltung ist eine Funktion, die zu deiner Vereinsrolle dazu kommen kann – du kannst sie also als Mitglied genauso haben wie im Vorstand. Vorstand und Vorsitz haben diese Aufgaben ohnehin. Vergeben wird diese Funktion vom Vorstand; du musst dafür volljährig sein um sie ausüber zu dürfen.

Unter Verein → Personen siehst du alle Personen des Vereins. Die Zahl im Menü zeigt, wie viele Registrierungen warten.

Aufgabe	So geht’s
Registrierung freigeben	Oben unter „Wartende Registrierungen“ auf Freigeben klicken. Hast du geprüft, dass die Person volljährig ist, setz dabei das Häkchen „Volljährigkeit geprüft“. Die Person bekommt eine Willkommens-E-Mail.
Registrierung ablehnen	Auf Ablehnen klicken, auf Wunsch mit einem Grund. Das Konto wird gelöscht.
Person anlegen	Unter „Person anlegen“ Name und E-Mail eintragen. Die Person bekommt eine E-Mail, um ihr Passwort selbst festzulegen.
Volljährigkeit bestätigen	Person öffnen → Abschnitt „Profil und Volljährigkeit“ → Volljährigkeit bestätigen. Die Bestätigung wird mit deinem Namen gespeichert. Danach ändert nur noch ihr das Geburtsdatum.
Bestätigung zurücknehmen	Im selben Abschnitt. Der Vorstand bekommt dann automatisch die Meldung „Volljährigkeit entzogen von …“ mit deinem Namen – bei Personen mit Leitungsaufgaben mit der Bitte um Klärung.

Die Volljährigkeit ist wichtig: Ohne sie kann niemand eine Gruppe leiten, in den Vorstand kommen oder Ehren-Vorstand werden. Eine Liste „Volljährigkeit nicht bestätigt“ hilft dir, den Überblick zu behalten.

Zugänge deaktivieren und Rollen vergeben gehört nicht zur Personalverwaltung – das macht der Vorstand.

↑ zum Inhalt

Ehren-Vorstand: dabei bleiben mit Erfahrung

Der Ehren-Vorstand ist eine Ehrung für Menschen, die sich um den Verein verdient gemacht haben wie frühere Vorstandsmitglieder. Verliehen und aberkannt wird er vom Vorsitz.

• Du liest das Interne des Vorstands und kannst dort mitdiskutieren und kommentieren. So bleibt deine Erfahrung im Gespräch.
• Du bearbeitest nichts auf der Ebene des Vorstands und stimmst nicht mit ab.
• In deinen Gruppen hast du ganz normal die Position, die du dort hast.
• Auf der Website erscheinst du – wenn du es im Profil freigibst – bei den Ansprechpartnern des Vorstands.

Der Ehren-Vorstand setzt eine bestätigte Volljährigkeit voraus. Wer aus dem Vorstand ausscheidet – auch der bisherige Vorsitz –, kann direkt zum Ehren-Vorstand werden.

↑ zum Inhalt

Vorstand: den Verein gemeinsam führen

Im Vorstand hast du den Blick aufs Ganze. Du kannst alles, was die Personalverwaltung kann, und kümmerst dich zusätzlich um die Inhalte des Vorstands, um die Gruppen und um die Personen. Dafür musst du volljährig sein; ernannt wirst du vom Vorsitz.

Inhalte des Vorstands

• Berichte und Termine für den ganzen Verein legst du an wie im Abschnitt „Als Betreuer“ beschrieben – als Gruppe wählst du dabei Vorstand (ganzer Verein).
• Unter internen Inhalten des Vorstands kannst du einzelne Dialoge schließen.
• In Gruppen bearbeitest du Inhalte nur, wenn du selbst dazugehörst oder die Gruppe es unter „Freigaben“ erlaubt. Die Gruppenfarbe darfst du immer festlegen.

Gruppen

Aufgabe	So geht’s
Gruppe anlegen	Unter Verein → Gruppen → Neue Gruppe anlegen: Gruppen der Ebene 1, Untergruppen und AGs – auch AGs direkt im Verein.
Umbenennen, Leitung, Enddatum	In der Gruppe unter Einstellungen. Eine kommissarische Leitung kannst du dort als Leitung bestätigen.
Ersatzleitung	Hat eine Gruppe keine Leitung und auch keine Leitung darüber (oder liegt sie auf Ebene 1), hast du dort die Rechte der Leitung, bis jemand eingesetzt ist.
Abgelaufene AG	Du entscheidest: verlängern (neues Enddatum) oder schließen.
Gruppe schließen	Mit Gruppe schließen wird sie archiviert: Ihre Seite bleibt für Angemeldete schreibgeschützt lesbar, alle Gruppen darunter schließen mit.
Archiv	Unter Verein → Archiv lädst du jederzeit ein Archivpaket (ZIP) herunter – mit Chronik, Bildern und Dateien. Endgültig löschen geht frühestens zwei Jahre nach dem Schließen und erst, wenn danach ein Paket gesichert wurde.
Hinweis-Popups	Hinweise auf die ganze Website setzen und bei Überschneidungen mit Vorrang geben entscheiden, welcher zuerst erscheint.

Personen

• Alles aus dem Abschnitt „Personalverwaltung“.
• Zugang deaktivieren: Bei der Person im Abschnitt „Zugang“. Die Person wird abgemeldet, ihre Daten bleiben. Leitet sie eine Gruppe, rückt die dienstälteste volljährige Stellvertretung kommissarisch nach. Personen des Vorstands deaktiviert nur der Vorsitz.
• Die Funktion der Personalverwaltung vergeben und wieder entziehen.

Abwahl des Vorsitzes

Im Ausnahmefall kann der Vorstand den Vorsitz abwählen – immer gleich mit Nachfolge:

1. Ein Vorstandsmitglied beantragt unter Verein → Abstimmungen die Abwahl, wählt die Nachfolge (jaus allen volljährigen Personen des Vereins) und legt fest, ob der bisherige Vorsitz Vorstand, Ehren-Vorstand oder Mitglied wird.
2. Alle Vorstandsmitglieder müssen innerhalb von 14 Tagen zustimmen. Eine Ablehnung beendet den Antrag. Gibt es nur ein Vorstandsmitglied, stimmen es und der Vorsitz ab.
3. Abgestimmt wird offen und endgültig. Der Vorsitz erfährt erst beim Wechsel davon.

Verwaltung

• Kategorien für Termine anlegen und umbenennen.
• Im Protokoll nachsehen, wer wann was geändert hat.

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Vorsitz: an der Spitze des Vereins

Als Vorsitz kannst du alles, was der Vorstand kann. Dazu kommen die Entscheidungen über die Menschen im Vorstand. Es gibt immer genau einen Vorsitz, und er muss volljährig sein.

Alles geschieht bei der Person unter Verein → Personen im Abschnitt „Vereinsrolle“. Jede Änderung wird protokolliert, und die Person bekommt eine Mitteilung.

Aufgabe	So geht’s
Vorstand ernennen	Bei einem volljährigen Mitglied auf Zum Vorstand ernennen klicken.
Vorstand absetzen	Bei dem Vorstandsmitglied unter „Absetzen“ wählen, ob die Person Mitglied oder gleich Ehren-Vorstand wird, bestätigen und absetzen.
Ehren-Vorstand verleihen und aberkennen	Bei der Person auf den passenden Knopf klicken.
Vorsitz übergeben	Bei deiner Nachfolge „Vorsitz übergeben“ wählen. Es gibt immer gleich eine Nachfolge – der Verein ist nie ohne Vorsitz.
Personen des Vorstands deaktivieren	Das darfst nur du – nicht aber deinen eigenen Zugang.

Außerdem:

• Vorschläge für den Vorstand entscheidest du unter Verein → Abstimmungen mit Zustimmen oder Ablehnen. Die Zahl im Menü zeigt, wo deine Entscheidung fehlt.
• Kommentare: Auf der Ebene des Vorstands darfst du fremde Kommentare löschen. Unter Verein → Kommentare schaltest du Kommentare für den Vorstand und alle Gruppen ein oder aus.
• Gestaltung und Texte: Wenn es für euch freigeschaltet ist, passt du die Begriffe des Portals an (z. B. „Abteilung“ statt „Bereich“), die Termingestaltung der Website (Darstellung, Datumsformate, Mini-Kalender, mit Vorschau) und die E-Mail-Texte.

Deine eigene Abwahl ist nur über den Vorstand möglich, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen (siehe „Vorstand“). Ist dein Zugang einmal deaktiviert, gilt der Verein als ohne Vorsitz, bis eine Nachfolge eingesetzt ist.

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Übersicht: Wer darf was?

Die Spalten gehen von links nach rechts aufwärts: M = Mitglied, B = Betreuer, sL = stellvertretende Leitung, L = Leitung, EV = Ehren-Vorstand, V = Vorstand, VS = Vorsitz. Bei M, B, sL und L gilt immer „in der eigenen Gruppe“. ✔ = darf, – = darf nicht.

Was?	M	B	sL	L	EV	V	VS
Lesen und kommentieren
Öffentliches und Vereinsinternes lesen	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Internes der Gruppe lesen und kommentieren	✔	✔	✔	✔	–	lesen	lesen
Internes der Gruppen darunter lesen	–	–	✔	✔	–	✔	✔
Internes des Vorstands lesen und kommentieren	–	–	–	–	✔	✔	✔
Eigene Kommentare ändern und löschen	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Einzelnen Dialog schließen	–	–	✔	✔	–	beim Vorstand	beim Vorstand
Fremde Kommentare löschen	–	–	✔	✔	–	–	beim Vorstand
Kommentare der Gruppe ein-/ausschalten	–	–	✔	✔	–	–	–
Kommentare für Vorstand und alle Gruppen ein-/ausschalten	–	–	–	–	–	–	✔
Inhalte
Beitritt beantragen, jemanden vorschlagen	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Termine und Berichte der Gruppe anlegen und ändern	–	mit Freigabe	✔	✔	–	mit Freigabe der Gruppe	mit Freigabe der Gruppe
Bilder und Dateien hochladen	–	mit Freigabe	✔	✔	–	✔	✔
Inhalte der Gruppe löschen	–	–	✔	✔	–	–	–
Gruppenseite und regelmäßige Termine	–	–	✔	✔	–	Text mit Freigabe	Text mit Freigabe
Gruppenfarbe festlegen	–	–	✔	✔	–	✔	✔
Termine und Berichte des Vorstands	–	–	–	–	–	✔	✔
Hinweis-Popup entwerfen	–	✔	✔	✔	–	ganze Website	ganze Website
Hinweis-Popup freigeben	–	–	–	✔	–	✔	✔
Gruppe führen
Mitglieder aufnehmen und austragen, über Beitritte entscheiden	–	–	✔	✔	–	–	–
Freigaben für Vorstand und übergeordnete Leitung setzen	–	–	✔	✔	–	–	–
Stellvertretung und Betreuer ernennen, Betreuer-Freigaben	–	–	–	✔	–	–	–
AG gründen und ihre Leitung bestimmen	–	–	✔	✔	–	✔	✔
Untergruppe anlegen und ihre Leitung bestimmen	–	–	–	✔	–	✔	✔
Gruppe der Ebene 1 anlegen, umbenennen, Leitung bestimmen, schließen	–	–	–	–	–	✔	✔
Archivpaket laden, Archiviertes nach 2 Jahren löschen	–	–	–	–	–	✔	✔
Personen
Registrierungen freigeben, Volljährigkeit bestätigen, Personen anlegen	–	–	–	–	–	✔	✔
Zugang deaktivieren	–	–	–	–	–	außer Vorstand	✔
Personalverwaltung vergeben	–	–	–	–	–	✔	✔
Vorstand ernennen und absetzen, Ehren-Vorstand verleihen	–	–	–	–	–	–	✔
Vorsitz wechseln (immer mit Nachfolge)	–	–	–	–	–	Abwahl (100 %)	übergeben
Verwaltung
Kategorien verwalten, Protokoll einsehen	–	–	–	–	–	✔	✔
Begriffe, Termingestaltung, E-Mail-Texte	–	–	–	–	–	–	wenn freigeschaltet

• mit Freigabe (Betreuer) = die Leitung erlaubt es einzeln: Termine, Berichte, Medien.
• mit Freigabe der Gruppe (Vorstand) = nur, wenn die Gruppe es unter „Freigaben“ erlaubt oder man selbst zur Gruppe gehört.
• Personalverwaltung darf zusätzlich: Registrierungen freigeben, Volljährigkeit bestätigen, Personen anlegen.
• Hat eine Gruppe keine Leitung, hat die Ersatzleitung (Leitung darüber, sonst Vorstand) dort die Rechte der Spalte L.

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Wenn etwas nicht klappt

Was passiert	Was du tun kannst
Ich kann mich nach der Registrierung nicht anmelden.	Dein Konto ist noch nicht freigegeben. Warte auf die E-Mail oder frag beim Vorstand nach.
Ich habe mein Passwort vergessen.	Auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? klicken.
Mir fehlt ein Menüpunkt, den andere haben.	Das Portal zeigt nur, was du darfst. Schau in die Übersicht „Wer darf was?“.
Ich kann einen Termin oder Bericht nicht anlegen.	Als Betreuer brauchst du die passende Freigabe. Ist die AG abgelaufen oder die Gruppe geschlossen, geht es nicht mehr.
Ich kann jemanden nicht als Leitung auswählen.	Die Person braucht eine bestätigte Volljährigkeit. Vorstand oder Personalverwaltung können sie bestätigen.
In meiner Gruppe steht „kommissarisch“.	Die Leitung ist frei geworden, und die dienstälteste Stellvertretung führt die Gruppe, bis eine neue Leitung eingesetzt ist.
Mein Hinweis-Popup erscheint nicht.	Ist er von der Leitung freigegeben, und liegt heute im Zeitraum? Nach einer Änderung durch Betreuer oder Stellvertretung muss er neu freigegeben werden.
Ich bekomme zu viele E-Mails.	Im Profil unter „Benachrichtigungen“ einzelne Arten abschalten oder die Sammel-E-Mail einschalten.
Ein interner Termin ist auf der Website nicht zu sehen.	Bist du angemeldet? Interne Inhalte erscheinen nur nach der Anmeldung und nur für Berechtigte.
Ich habe mich beim Bearbeiten vertan.	Oben links gibt es ↶ (Rückgängig) bzw. Strg + Z. Solange du nicht auf Aktualisieren klickst, ändert sich auf der Website nichts.
Mein Name erscheint nicht auf der Website.	Das ist gewollt, solange du im Profil nichts unter „Öffentlich auf der Website“ angehakt hast – und immer, wenn du unter 16 bist.

Nicht weitergekommen? Frag die Leitung deiner Gruppe oder den Vorstand – wir helfen gern.

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Wörter kurz erklärt

Wort	Bedeutung
AG	Eine Arbeitsgruppe, im Verein oder in einer Gruppe, befristet oder unbefristet.
Beitragsbild	Das Hauptbild eines Berichts oder einer Gruppenseite. Es erscheint auch in Listen.
Block	Ein Baustein im Editor, z. B. ein Absatz, ein Bild oder eine Überschrift. Neue Blöcke fügst du mit dem + ein.
Ebene	Die Stufe einer dauerhaften Gruppe: Ebene 1 oben, darunter Ebene 2 und 3.
Ersatzleitung	Wer die Rechte der Leitung hat, solange eine Gruppe niemanden hat: die Leitung darüber, sonst der Vorstand.
Freigabe	Eine Erlaubnis, die jemand anderem gegeben wird, z. B. dem Betreuer für Termine.
Hinweis-Popup	Ein Fenster auf der Website, das auf etwas Wichtiges hinweist.
Kommissarisch	Vorübergehend: Die dienstälteste Stellvertretung führt die Gruppe, bis eine neue Leitung eingesetzt ist.
Mitteilung	Eine Nachricht vom Portal an dich, z. B. „Dein Beitrittsantrag wurde angenommen“.
Passkey	Anmeldung ohne Passwort, mit Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN.
Veröffentlichen / Aktualisieren	Speichert einen Termin oder Bericht und macht ihn sichtbar. „Aktualisieren“ heißt der Knopf, wenn er schon veröffentlicht ist.
Verwaltungsbereich	Die Seiten nach der Anmeldung mit dem dunklen Menü links.

Anleitung zum Vereinsportal, Stand Version 1.1.4.

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