Datenschutz

Vereinsportal (Mitgliederbereich)
Registrierung und Benutzerkonto

Für die Mitarbeit im Portal vom FestLand e.V. können Sie sich selbst registrieren. Wir verarbeiten dabei:

Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Ihr Passwort, Benutzername und Zeitpunkt der Registrierung

Zweck ist die Verwaltung der Mitglieder und Gruppen sowie die Bereitstellung des Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft bzw. Nutzungsverhältnis). Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben; das ist keine Einwilligung.

Freigabe. Ihr Konto ist bis zur Freigabe gesperrt. Die Registrierung prüfen der Admin, der Vorstand oder die vom Vorstand benannte Personalverwaltung. Dafür sehen sie Name, E-Mail-Adresse, Anrede und Geburtsdatum. Wird die Registrierung abgelehnt, löschen wir das Konto mit allen Angaben sofort. Über Freigabe oder Ablehnung informieren wir Sie per E-Mail.

Konten ohne Selbstregistrierung. Vorstand oder Personalverwaltung können ein Konto auch direkt anlegen (Name, E-Mail, optional Anrede und Geburtsdatum). Sie erhalten dann eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den Sie Ihr Passwort selbst festlegen.

Missbrauchsschutz. Um automatisierte Registrierungen zu verhindern, zählen wir je IP-Adresse die Registrierungsversuche einer Stunde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
Außerdem speichern wir wenn nötig Ihr Geburtsdatum, Anrede zum

Nachweis der Volljährigkeit

Das Geburtsdatum brauchen wir aus zwei Gründen: Bestimmte Funktionen setzen Volljährigkeit voraus, und die Daten Minderjähriger schützen wir besonders. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen, rechtssicheren Besetzung von Funktionen und am Schutz Minderjähriger).

Bestätigung. Die Volljährigkeit bestätigt zusätzlich eine berechtigte Person, etwa nach Vorlage eines Ausweises oder aus persönlicher Kenntnis. Gespeichert werden nur: wer bestätigt hat und wann. Ausweisdaten oder Kopien speichern wir nicht. Den Verlauf dieser Bestätigungen bewahren wir getrennt vom allgemeinen Protokoll bis zur Löschung Ihres Kontos auf, damit die rechtmäßige Besetzung von Funktionen nachweisbar bleibt.

Änderungen. Ihr Geburtsdatum können Sie bis zur Bestätigung selbst ändern, danach nur die berechtigten Personen.

Anrede. Die Anrede ist freiwillig. Bei 16- und 17-Jährigen wird sie öffentlich vor dem Nachnamen gezeigt (siehe unten). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Angabe); Sie können sie jederzeit im Profil löschen.

Schutz Minderjähriger

Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren erscheinen auf der Website gar nicht: weder mit Namen noch mit Funktion, auch nicht als Verfasser eines Berichts oder Termins. Dasselbe gilt, solange kein Geburtsdatum angegeben ist. Eine öffentliche Anzeige können sie im Profil nicht freigeben; eine früher gesetzte Freigabe wird nicht beachtet und beim nächsten Speichern entfernt. So ist für unter 16-Jährige keine Einwilligung nach Art. 8 DSGVO nötig.

Jugendliche mit 16 und 17 Jahren erscheinen auf der Website höchstens mit Funktion sowie Anrede und Nachname, z. B. „Betreuer, Herr Müller“, und nur, wenn sie diese Anzeige im Profil selbst freigegeben haben. Als Verfasser eines öffentlichen Inhalts steht dort ebenfalls nur „Anrede Nachname“, ohne Verweis auf eine Autorenseite.

Vorname, Kontaktdaten und weitere Angaben Minderjähriger sind nie öffentlich. Eigene Autorenseiten gibt es für Minderjährige nicht, und die technische Schnittstelle der Website (REST-API, Einbettungen) nennt sie nicht. Im Portal sehen ihre Angaben nur Personen derselben Gruppe, der Vorstand und der Admin.

Gruppen, Positionen und Beitrittsanträge

Im Portal sind Mitglieder Gruppen zugeordnet (Bereiche, Arbeitsgemeinschaften und deren Untergruppen), jeweils mit einer Position: Leitung, stellvertretende Leitung, Betreuer oder Mitglied. Gespeichert werden Gruppe, Position, Zeitpunkt der Aufnahme und bei Betreuern die erteilten Freigaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Personenliste einer Gruppe sehen ihre Mitglieder, die Leitung des übergeordneten Bereichs, der Vorstand, die Personalverwaltung und der Admin. Andere angemeldete Personen sehen nur die Leitung.

Beitrittsanträge. Sie können sich selbst um den Beitritt zu einer Gruppe bewerben, oder ein Mitglied der Gruppe schlägt Sie vor. Gespeichert werden: wer beitreten soll, wer den Antrag gestellt hat, eine optionale Nachricht, Zeitpunkt sowie Entscheidung und entscheidende Person. Den Antrag sehen Leitung und Stellvertretung der Gruppe. Erledigte Anträge löschen wir 30 Tage nach der Entscheidung automatisch.

Kontaktdaten und ihre Anzeige

Im Profil können Sie freiwillig Telefon, Mobilnummer, eine Kontakt-E-Mail und einen kurzen Hinweis hinterlegen. Ihre Konto-E-Mail bleibt immer verborgen. Für jede Angabe entscheiden Sie selbst:

Für Angemeldete: Freigegebene Kontaktdaten sehen angemeldete, freigeschaltete Personen des Portals neben Ihrer Funktion auf den Seiten Ihrer Gruppen bzw. des Vorstands.
Öffentlich: Name und Funktion, Kontakt-E-Mail, Telefon und Mobil können Sie einzeln für alle Besucher der Website freigeben. Kontaktangaben setzen die Anzeige von Name und Funktion voraus.

Alles ist standardmäßig ausgeschaltet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit im Profil widerrufen; die Anzeige endet dann sofort. Für Minderjährige gelten die Einschränkungen aus dem Abschnitt „Schutz Minderjähriger“.

Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden für nicht angemeldete Besucher so ausgegeben, dass einfache automatische Sammelprogramme sie nicht auslesen können. Seiten mit Kontaktdaten werden nicht zwischengespeichert.

Sie können eine Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen und die Löschung Ihrer Kontaktdaten jederzeit beantragen bei [Kontakt Datenschutz].

Berichte, Termine und Sichtbarkeit

Vorstand und Gruppen veröffentlichen im Portal Berichte und Termine. Gespeichert werden Inhalt, Verfasser, Gruppe bzw. Vorstand, Zeitpunkt und eine von drei Sichtbarkeitsstufen:

Öffentlich: für alle Besucher der Website. Nur diese Inhalte erscheinen in Feeds, in der Sitemap für Suchmaschinen und in Einbindungen auf anderen Websites .
Vereinsintern: nur für angemeldete Personen des Portals.
Intern: nur für die Mitglieder der Gruppe und den Vorstand; bei Untergruppen auch für die Leitung des übergeordneten Bereichs. Interne Inhalte des Vorstands sehen nur Vorstandsmitglieder.

Bei öffentlichen Inhalten erscheint der Verfasser mit seinem Anzeigenamen; für Minderjährige gelten die Einschränkungen aus „Schutz Minderjähriger“. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vereinsarbeit) bzw. für öffentliche Inhalte lit. f (berechtigtes Interesse an der Darstellung des Vereinslebens).

Wiederkehrende Termine.

Gruppen können regelmäßige Termine hinterlegen; das Portal legt daraus einzelne Termine an. Personenbezogene Daten enthalten diese nur, wenn sie jemand in Titel oder Text einträgt.

Bilder und Dateien

Bilder und Dateien, die im Portal hochgeladen werden, sind einer Gruppe zugeordnet. Gespeichert werden die Datei, wer sie hochgeladen hat, Zeitpunkt und Gruppe. Jede Gruppe hat ein begrenztes Speicherkontingent. Dateien sind technisch über ihre Adresse abrufbar, auch wenn sie in einem internen Inhalt stehen; wir verlinken sie aber nur dort, wo der Inhalt sichtbar ist. Bitte laden Sie deshalb keine sensiblen Dokumente hoch. Dateien bleiben so lang gespeichert, bis sie gelöscht werden.

Kommentare

Unter internen Berichten und Terminen können die Mitglieder der jeweiligen Gruppe kommentieren. Gespeichert werden Text, Verfasser, Zeitpunkt und gegebenenfalls der Zeitpunkt einer Änderung. Sehen können die Kommentare alle, die den Inhalt lesen dürfen. Die Kommentarfunktion ist für Besucher nie sichtbar.

Eigene Kommentare können Sie jederzeit ändern oder löschen. Die Leitung der Gruppe (beim Vorstand der Vorsitz) und der Admin können Kommentare entfernen; das wird protokolliert. Wird ein Inhalt gelöscht, löschen wir alle Kommentare dazu. Wer einen Inhalt veröffentlicht hat, wird über neue Kommentare benachrichtigt; bei Antworten der Verfasser des Kommentars. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mitteilungen und E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal informiert Sie im Portal („Mitteilungen“) und per E-Mail über Vorgänge, die Sie betreffen, zum Beispiel: Registrierung, Änderungen Ihrer Rolle oder Ihres Zugangs, Aufnahme in eine Gruppe, Beitrittsanträge, Kommentare zu Ihren Inhalten, Abstimmungen. Eine Mitteilung enthält Betreff, Text, einen Link ins Portal sowie den Zeitpunkt des Eingangs und des Lesens. Sie kann den Namen anderer Personen enthalten, etwa wer einen Antrag gestellt oder kommentiert hat.

Wichtige Mitteilungen (Registrierung, Rollen, Zugang, Vorsitz, Abstimmungen) erhalten Sie immer sofort per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Weitere E-Mails (Gruppen, Kommentare) können Sie im Profil abschalten oder als tägliche Sammel-E-Mail zu einer gewählten Uhrzeit erhalten.
Ein Abo für neue Inhalte und abgesagte Termine Ihrer Gruppen ist ausgeschaltet. Sie können es im Profil einschalten und jederzeit wieder ausschalten; Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ungelesene Mitteilungen löschen wir nach 30 Tagen, gelesene nach 10 Tagen. Diese Fristen können Sie im Profil ändern (ungelesene 7 bis 90 Tage, gelesene 1 bis 30 Tage). Mit der Löschung Ihres Kontos löschen wir alle Ihre Mitteilungen. Den Wortlaut der E-Mails legt der Vorstand fest.

Abstimmungen und Vorschläge

Bestimmte Entscheidungen des Vorstands laufen im Portal als Abstimmung: der Vorschlag eines neuen Vorstandsmitglieds durch den Admin, die Abwahl des Vorsitzes mit Benennung einer Nachfolge sowie die Benennung oder Absetzung eines Portal-Admins. Gespeichert werden Art, antragstellende und betroffene Person, die Stimmberechtigten, jede Stimme (Zustimmung oder Ablehnung) mit Zeitpunkt und das Ergebnis.

Abgestimmt wird offen: Alle Beteiligten sehen, wer wie gestimmt hat. Einen Antrag auf Abwahl sieht der Vorsitz erst nach dessen Ende, sofern er nicht selbst stimmberechtigt ist; die zugehörigen Protokolleinträge werden ebenfalls erst dann geschrieben. Beendete Abstimmungen samt Stimmen löschen wir 30 Tage nach dem Ende; das Ergebnis bleibt im Protokoll. Wird Ihr Konto gelöscht, löschen wir Ihre Stimmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Organisation des Vereins) bzw. lit. f.

Letzte Aktivität.

Sollte ein Vorstand abgewählt oder Handlungsunfähig geworden sein, darf der Admin einen neune Vorsitzenden erst bestätigen, wenn der aktuelle Vorsitzende 7 Tage lang weder reagiert noch das Portal genutzt hat. Dafür speichern wir je Person den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und der letzten Aktion im Portal (höchstens alle 5 Minuten aktualisiert). Angezeigt wird dies nur bei einem offenen Vorschlag für den Vorsitz, und nur dem Admin. Gespeichert bis zur Löschung des Kontos; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
E-Mails, Protokoll und Sicherheit

E-Mails.

Welche E-Mails das Portal verschickt und wie Sie sie einstellen, steht im Abschnitt „Mitteilungen und E-Mail-Benachrichtigungen“. Personen, die Registrierungen freigeben, erhalten eine Nachricht mit Ihrem Namen, sobald eine neue Registrierung eingeht.

Protokoll.

Änderungen im Portal (z. B. Rollen, Positionen, Freigaben, Termine und Berichte, Anmeldungen per Passkey, Abstimmungen und Stimmen, das Entfernen fremder Kommentare, das Ein- und Ausschalten von Kommentaren, Änderungen der E-Mail-Texte) werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert. Das Protokoll enthält keine E-Mail-Adressen, Passwörter oder Kontaktdaten. Einsehen können es der Admin und der Vorstand. Einträge werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Missbrauch).

Passkeys.

Wenn Sie sich mit einem Passkey anmelden, speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel, einen Zähler und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Biometrische Daten (Fingerabdruck, Gesicht) verlassen Ihr Gerät nicht.

Deaktivierung.

Wird Ihr Zugang deaktiviert, können Sie sich nicht mehr anmelden; Ihre Daten bleiben bis zur Löschung des Kontos gespeichert, aber Ihre Leitungsfunktionen werden frei.

Speicherdauer

Daten Speicherdauer
Konto, Name, E-Mail, Geburtsdatum, Anrede, Gruppen und Positionen bis zur Löschung des Kontos
Abgelehnte Registrierung wird sofort gelöscht
Nachweis der Volljährigkeit (wer, wann) und dessen Verlauf bis zur Löschung des Kontos
Kontaktdaten und Anzeige-Freigaben bis zum Widerruf bzw. Löschen im Profil, spätestens mit dem Konto
Beitrittsanträge 30 Tage nach der Entscheidung
Prüfwert der IP-Adresse (Missbrauchsschutz) 1 Stunde
Protokoll 2 Jahre
Passkeys bis Sie sie löschen, spätestens mit dem Konto
Berichte, Termine, Bilder und Dateien bis sie gelöscht werden
Kommentare bis zur Löschung durch Verfasser oder Moderation, spätestens mit dem Inhalt
Mitteilungen im Portal ungelesen 30 Tage (einstellbar 7–90 Tage), gelesen 10 Tage (einstellbar 1–30 Tage), spätestens mit dem Konto
Einstellungen zu Benachrichtigungen und Abo bis zur Änderung, spätestens mit dem Konto
Abstimmungen und Stimmen 30 Tage nach dem Ende; eigene Stimmen spätestens mit dem Konto
Letzte Anmeldung und letzte Aktion bis zur Löschung des Kontos